Politique de confidentialité – Denteam

1. Préambule

Cette politique vise à informer de manière claire les personnes concernées sur la nature des données collectées, les finalités, les destinataires, la durée de conservation, les mesures de sécurité et les droits prévus par la loi.

Elle couvre les services web et mobiles Denteam ainsi que Denteam Offline, l’application pour Windows et macOS permettant au cabinet de conserver et de consulter des sauvegardes locales. Les modalités propres à cette application sont détaillées dans la section 17.

2. Responsable de traitement

Le responsable de traitement est le cabinet dentaire utilisateur de Denteam.
Pour le traitement des dossiers patients, DeepOps Solutions agit en qualité de sous-traitant, sur instruction du cabinet.

DeepOps Solutions traite également les informations nécessaires à la gestion des comptes utilisateurs, à l’assistance et à la sécurité du service. Les demandes concernant ces informations peuvent être adressées à [email protected].

3. Données collectées

Les données susceptibles d’être traitées comprennent notamment :

• données d’identification (nom, prénom),
• coordonnées (téléphone, email),
• données administratives et financières du cabinet et des patients (actes, paiements, facturation),
• données de santé,
• documents médicaux (images, PDF, scans),
• données transmises via le formulaire d'inscription ou du rendez-vous en ligne.

4. Modalités de collecte

Les données sont collectées par le cabinet dentaire via l’Application, et par le patient via un lien sécurisé (formulaire d'inscription ou de rendez-vous). Le patient n’a pas d’accès direct à l’Application.

5. Finalités du traitement

Les traitements ont pour finalité :

• la gestion des dossiers patients,
• le suivi médical,
• la gestion et la planification des rendez-vous,
• la communication cabinet–patient,
• la sauvegarde, la récupération et la consultation locale des données autorisées du cabinet,
• la sécurité et le bon fonctionnement de l’Application.

6. Base légale

Les traitements reposent sur le consentement de la personne concernée, l’exécution du contrat de soins, et/ou le respect des obligations légales applicables aux professionnels de santé.

7. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement :

• au cabinet dentaire responsable de traitement et à ses utilisateurs habilités,
• aux personnes habilitées chez DeepOps Solutions pour les besoins du service,
• aux prestataires techniques strictement nécessaires (hébergement).

8. Hébergement et transfert

Les services en ligne utilisent des prestataires techniques d’hébergement et de stockage. Le cabinet peut demander à [email protected] les informations relatives aux prestataires, aux pays d’hébergement et aux modalités de transfert applicables à son service. Tout transfert de données personnelles à l’étranger doit respecter les conditions et formalités applicables de la loi 09-08 et de la CNDP ; la délibération n°236-2015 ne constitue pas, à elle seule, une autorisation propre à un traitement Denteam.

Les sauvegardes Denteam Offline sont également conservées sur l’ordinateur du cabinet et, s’il le choisit, sur un support ou dans un dossier externe. Si ce dossier est synchronisé par un service tiers, ce service peut transférer la copie selon ses propres réglages et conditions. Le cabinet doit tenir compte de cette destination lors de son choix.

9. Mesures de sécurité

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre, notamment : contrôle des accès, authentification, chiffrement, sauvegardes, journalisation, sécurité réseau et cloud.

10. Droits des personnes concernées

Conformément à la loi 09-08, toute personne dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition. Les demandes peuvent être adressées au cabinet dentaire concerné et/ou à [email protected].

11. Export et réversibilité

À la demande du responsable de traitement, les données peuvent être exportées sous des formats exploitables (notamment Excel et PDF), par patient ou pour l’ensemble du cabinet.

Dans Denteam Offline, les exports lisibles et Excel sont générés sur l’ordinateur, à partir de la sauvegarde choisie. Ces exports sont déchiffrés et ne sont plus protégés par la phrase secrète du coffre. Ils peuvent contenir des données de santé et des documents médicaux. Le cabinet choisit leur destination et contrôle leur accès, leur partage et leur suppression. Une copie portable chiffrée reste un format distinct destiné à la récupération dans Denteam Offline.

12. Conservation et suppression des données

Les données sont conservées tant que l’utilisateur dispose d’un compte actif Denteam ou tant qu’aucune demande de suppression n’a été formulée, sous réserve des obligations légales applicables aux professionnels de santé et au cabinet dentaire responsable du traitement.

L’application mobile Denteam accompagne l’application web Denteam réelle. Elle sert de support d’accès et d’utilisation pour les utilisateurs qui possèdent déjà un compte actif sur Denteam ; elle ne crée pas un dossier ou un compte autonome séparé de l’espace web.

Pour demander la suppression de ses données ou de son accès, l’utilisateur peut contacter le cabinet dentaire responsable du traitement ou écrire à [email protected] en précisant son identité, le cabinet concerné et l’adresse email ou le numéro de téléphone associé à son compte. Après vérification de la demande, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf lorsqu’une conservation est nécessaire pour respecter une obligation légale, contractuelle ou médicale.

Les copies locales, l’historique, les copies externes et les exports ont une conservation distincte des données en ligne. Une rectification, une suppression en ligne ou une révocation d’accès ne retire pas automatiquement les informations des copies déjà téléchargées. Le cabinet doit appliquer ses règles de conservation et les demandes recevables à ces copies également. L’historique peut être nettoyé à l’aide des fonctions de rétention de l’application ; les exports et copies placés hors de son stockage doivent être gérés séparément. La désinstallation ne garantit pas l’effacement de toutes les copies.

13. Cookies

Seuls des cookies strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité peuvent être utilisés. Aucun cookie publicitaire n’est déployé.

14. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée à tout moment. La version applicable est celle publiée en ligne.

15. Droit applicable

La présente politique est régie par le droit marocain.

16. Contact

Pour toute question relative à la protection des données : [email protected]

17. Denteam Offline sur ordinateur

Données téléchargées et accès réseau

Denteam Offline utilise un compte Denteam existant et les autorisations du cabinet pour télécharger une sauvegarde. Celle-ci peut inclure les dossiers patients, rendez-vous, actes et plans de traitement, imageries et pièces jointes, données financières, ainsi que les autres rubriques disponibles dans la sauvegarde. La consultation locale est en lecture seule et reflète la date de la copie consultée.

Une connexion est utilisée pour l’authentification, la vérification des droits, le téléchargement des sauvegardes et le contrôle de version. Ces échanges comprennent les informations de compte et d’autorisation de l’appareil nécessaires au service ; le contrôle de version transmet la version de l’application et sa plateforme. Comme pour les autres accès en ligne, les services reçoivent des métadonnées de connexion, notamment l’adresse IP. La lecture d’une copie locale déjà déverrouillée ne nécessite pas de renvoyer son contenu au serveur. L’application ne réimporte pas les modifications d’un fichier Excel dans le dossier patient en ligne.

Coffre local et sauvegarde automatique

Les données et documents du coffre sont chiffrés sur disque. La phrase secrète permet d’y accéder ; elle doit être protégée et conservée par le cabinet. Pendant la consultation, les informations déchiffrées sont accessibles à l’utilisateur de l’application. Le verrouillage du coffre et la protection de la session de l’ordinateur restent nécessaires.

Si l’utilisateur active la sauvegarde automatique, l’application enregistre la phrase du coffre et un jeton de renouvellement de session dans le stockage sécurisé du système, afin de sauvegarder sans nouvelle saisie à chaque exécution. Cette option peut être désactivée dans Sauvegarde ; sa désactivation retire les accès mémorisés pour l’automatisation, sans supprimer les archives déjà créées. Le lancement au démarrage est une option distincte. Une sauvegarde manquée peut être retentée lorsque l’ordinateur, la connexion et les autorisations nécessaires sont de nouveau disponibles.

Dossiers choisis, notifications et diagnostic

Les copies externes et les exports utilisent les dossiers sélectionnés par l’utilisateur. L’application peut mémoriser l’autorisation d’accès au dossier choisi pour les copies automatiques. Les notifications de sauvegarde, selon les réglages de l’application et du système, utilisent des messages d’état sans nom de patient ni contenu médical.

Le journal de diagnostic local est limité à des événements techniques : date, étape, durée et code de résultat. Il ne contient pas de dossiers patients, de mots de passe ou de jetons. Le rapport exporté ajoute des informations techniques sur la version de l’application, le système et l’état des sauvegardes. L’export d’un diagnostic est une action de l’utilisateur ; son envoi à l’assistance est distinct. Pour une demande d’aide, utiliser les coordonnées de la page Contact et éviter de transmettre des données patients dans un message ou une capture d’écran.